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Redacción de documentos administrativos: concepto y características

Redacción de documentos administrativos

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Como introducción sobre la redacción de documentos administrativos, podemos decir que la mayoría de los procesos o actos de la Administración Pública se observan en escrito. 

En ese sentido, la comunicación escrita resulta ser un elemento importante en el sector. 

Por esa razón, estamos listos para explicarte el concepto o significado de la redacción de un documento administrativo. Asimismo, los principios, las características y más detalles que debe cumplir un texto de carácter administrativo-jurídico

¿Qué es la redacción de documentos administrativos?

El documento administrativo es el registro de los actos de la Administración Pública. Es decir, el soporte de los procesos o las actividades que desarrollen los órganos de la administración en el ejercicio de sus funciones atribuidas por las normas.  

En esa línea, la redacción administrativa es un medio de información vital en la sociedad. Pues, cada escrito es un canal de comunicación oficial entre la Administración Pública y los ciudadanos. Asimismo, para con otras instituciones u organismos. 

Debido a su importancia, la redacción debe cumplir determinados principios y características. Estos temas los conoceremos a continuación. 

Principios fundamentales de la redacción de documentos administrativos

La redacción de actuaciones administrativas debe seguir bases para lograr sus objetivos. Es decir, objetivos de constancia y comunicación. 

Por lo mencionado, los principios que debería cumplir un texto administrativo son: 

Formalidad:

Consiste en la redacción tomando en cuenta normas, pautas o formatos. Esto permite optimizar procesos o recursos así como facilitar su tratamiento.

Simplicidad:

Se basa en la aplicación de un lenguaje sencillo sin usar términos técnicos o complejos en la redacción de documentos administrativos. Este principio tiene el fin de lograr que el texto pueda comprenderse de manera completa y rápida. 

Flexibilidad:

Consiste en aceptar la variedad de redacciones que pueden existir. Esto, debido a conocimientos o sectores específicos en la administración.

Este principio impide la exigencia externa en la elaboración de un documento.

 Eficacia:

Todo texto elaborado debe ser capaz de influir o persuadir. Es decir, de lograr sus objetivos trazados. 

Este efecto mediante la escritura administrativa debe ser con tiempos y costos menores posibles. 

redacción de documentos administrativos en la gestión pública

Características de los textos administrativos

Las redacciones de documentos administrativos en la Administración Pública se distinguen por ciertas cualidades en sus estructuras o razones de ser.

Pues, los documentos administrativos son textos trascendentales desde la gestión pública. Es decir, que involucra a un Estado.

Podemos decir que para que un escrito (en papel o virtual) obtenga la condición administrativa debe reflejar las siguientes características. 

Antes de continuar, cabe indicar que de acuerdo a la Ley Nº 31465, norma que modifica la Ley 27 444, se establece la recepción de documentos a distancia excluyendo su posterior presentación física. Continuemos con cada característica.

  • Emisor administrativo: El emisor siempre será un órgano de la Administración. Esta emisión será en cumplimiento de sus funciones y competencias bajo ley. 
  • Efectos: Están enfocadas a generar efectos jurídicos o informativos en la sociedad.  
  • Validez: Deben cumplir requisitos amparados por el ordenamiento jurídico y el Derecho Administrativo. 

Curso para redactar un documento administrativo

Actualmente, puedes estudiar un curso, taller o diplomado sobre redacción jurídica de documentos administrativos de manera presencial o virtual. Para estudiarlo de manera adecuada, es importante tomar en consideración el temario y los docentes para las clases. 


En el Instituto Latinoamericano de Capacitaciones Jurídicas (ILCJ) podrás aprender, ampliar o reforzar tus conocimientos sobre la elaboración de documentos administrativos en la gestión pública de manera segura. Si deseas recibir información personalizada por parte de la institución jurídica, puedes registrarte gratis aquí.

Conclusiones

Como conclusión, podemos indicar que el documento administrativo es un tipo de redacción que alberga información exclusiva sobre las actuaciones de la Administración Pública. 

Al ser un texto que posee funciones principales de constatación y comunicación, debe ser formal y claro. En este sentido, debería evitar generar dudas o incomprensión. 

Por su relevancia, deberían ser textos estudiados y reconocidos por los ciudadanos y profesionales en general. 

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