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Documentos administrativos: qué son, tipos, ejemplos

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Existen dudas sobre el concepto o la definición de documentos administrativos. Asimismo, sobre para qué sirven en la sociedad. 

Por lo comentado, estamos dispuestos a explicarte con ejemplos qué son, sus tipos y sus principales funciones. 

¿Qué son los documentos administrativos?

Son el resultado y la materialización de las actividades administrativas que desarrollan las entidades o instituciones públicas. Estas acciones, en el ejercicio de sus funciones y competencias que les atribuyen las normas. 

En otras palabras, son el registro o la memoria de las actuaciones de la Administración Pública. 

Tipos

¿Cuáles pueden existir en la gestión pública? A continuación, veamos los que pueden haber con ejemplos.

Declarativos:

Es el tipo de escrito que contiene la declaración de un organismo de la Administración Pública. 

Ejemplos:

  • Un acuerdo del consejo municipal
  • Decisiones plasmadas en un acta del Consejo de Ministros

Documentos administrativos de transición:

Comunican sobre las actuaciones administrativas; o también sobre los acontecimientos administrativos.

Ejemplos:

  • Memorándum o memorandos internos 
  • Cartas a un proveedor
  • Notificaciones

De constancia:

Acreditan actos, hechos o efectos durante el ejercicio de la administración pública.

Ejemplos:

  • Constancia de actuaciones instructivas 
  • Certificados

De juicio:

Es el tipo de documento administrativo que proporciona datos, valoraciones u opiniones para la toma de decisiones. Es decir, se trata de una asesoría.

Ejemplo:

  • Informes especializados o dictámenes

En este video expositivo sobre la redacción jurídica de documentos administrativos podrás complementar información especializada compartida hasta el momento. 

¿Para qué sirve un documento administrativo?

Cada documento administrativo generado posee gran importancia. 

En ese sentido, cumple funciones muy importantes como: 

  1. Dejar constancia de los procesos y actuaciones administrativas. En esta línea, permite el acceso. 
  2. Sirven como medio de comunicación oficial entre la Administración Pública y los ciudadanos. Asimismo, para con otras entidades u organismos públicos.

Dato actualizado:

De acuerdo a las modificaciones de la Ley del Procedimiento Administrativo General (Ley 27444), los materiales virtuales (los que no se encuentran en papel) también podrían ser considerados documentos administrativos. 

Ejemplos: CD con memoria descriptiva o USB con informes

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CONVENIO DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL CON EL COLEGIO DE ABOGADO DEL CALLAO
El presente Convenio de Cooperación lnterinstitucional tiene como objeto integrar esfuerzos entre EL INSTITUTO LATINOAMERICANO DE CAPACITACIONES JURIDICAS (ILCJ) y EL COLEGIO DE ABOGADOS DEL CALLAO de acuerdo con las competencias de ambas partes, con la finalidad de ejecutar acciones conjuntas en beneficio de éstas para el logro de sus fines.